Sieht man sich die aktuellen Veröffentlichungen zum Hinweisgeberschutzgesetz an, so kann man leicht den Eindruck bekommen, dass die Anschaffung der „richtigen“ Software zur Erfüllung der Gesetzesvorgaben ausreicht.
Ein Irrtum, der Unternehmen durchaus teuer zu stehen kommen kann.
Das Hinweisgeberschutzgesetz
verpflichtet Unternehmen 50 und mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine interne Meldestelle für Hinweisgeber einzurichten. Diese Vorgabe kann durch eine geeignete Software unterstützt werden, das reicht aber nicht aus.
Pflichten nach HinSchG
Unternehmen mit 50 und mehr Mitarbeitenden sind verpflichtet, eine interne Meldestelle für Hinweisgeber einzurichten. Dazu gehören:
- verschiedene Kontaktaufnahmekanäle für Mitarbeitende
- fachlich kompetentes und weisungsunabhängiges Personal zur Bearbeitung eingehender Meldungen
- materielle und organisatorische Maßnahmen, beispielsweise ein Raum für die Aufbewahrung vertraulicher Unterlagen und vertraulicher Kommunikation und Weiterbildungsmöglichkeiten
Weitere Informationen
- Allgemeine Informationen zum HinSchG
- Unser Angebot: Outsourcing kommt günstiger, als selbst eine Interne Meldestelle zu betreiben.
Externe Quellen:
- Das HinSchG finden Sie hier.
Die Anforderungen reichen also deutlich weiter, als dass die Einrichtung einer Software alleine schon Complianceanforderungen genügen würde. Geht ein Hinweis ein, muss zunächst geprüft werden, ob der Hinweis nach § 2 HinSchG überhaupt durch das Gesetz gedeckt ist. Ein begründeter Verdacht reicht dabei zunächst aus. Die Identität der hinweisgebenden Person ist vertraulicher Natur und darf nur auf dokumentierte Einwilligung offen gelegt werden.
Interne Lösungen haben Vorrang
Grundsätzlich hat der Hinweisgeber das Recht sich direkt an die Meldestelle einer zuständigen Behörde zu wenden. In § 7 HinSchG wird jedoch der interne Weg als der zu bevorzugende Weg genannt, was aus Sicht der allermeisten Unternehmen wohl zu begrüßen sein dürfte. Interne Klärungen dürften letztlich allen Seiten eher dienen, als der behördliche Weg.
Der Meldestellenbeauftragte
nimmt Hinweise entgegen und bestätigt den Erhalt innerhalb von sieben Tagen. Ein abschließender Bericht sollte innerhalb von drei Monaten erstellt werden, in komplexen Fällen kann die Frist verlängert werden.
Gegebenenfalls muss der Meldestellenbeauftragte externe juristische Expertise hinzu ziehen.
Er arbeitet in dieser Funktion weisungsunabhängig. Dies muss ggf. belegt werden können. Jeder Fall muss ausführlich dokumentiert werden. Mögliche Folgemaßnahmen sind:
- interne Untersuchungen beim Beschäftigungsgeber
- Verweis der hinweisgebenden Person an eine andere Stelle
- Abschluss aus Mangel an Beweisen oder
- Abgabe an eine Behörde oder zuständige Stelle innerhalb des Unternehmens.
Fachliche Kompetenz und persönliche Integrität des/der Meldestellenbeauftragten sind also unverzichtbar.
Interne Meldestelle outsourcen
Eine einfache Kosten-Nutzen Analyse zeigt, dass die Übertragung dieser Pflichten an einen externen Dienstleister in den meisten Fällen deutlich günstiger kommt, als eine Inhouse-Lösung. Unser Angebot: Einrichtung einer internen Meldestelle für nur 49,- Euro monatlich. Mehr dazu hier.
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